Pénzügyi csoport átszervezése
Hatékony pénzügy ‹−› szoros likviditás −› erős piaci pozíció ‹−› hatásos munkavégzésEgy baráti találkozón a házigazda bemutatott egy cégtulajdonosnak, aki már 10 éve uralja a piacot.
Beszélgetésünk során sok minden szóba került, például az is, hogy mostanában egyre többször elégedetlen a kollegái munkájával, mert nem kap naprakész információkat.
Miután elmondtam magamról, hogy többek között pénzügyi csoportok átvilágításával, újjászervezésével, hatékony munkaszervezéssel foglalkozom, felkért, hogy látogassam meg, hátha tudnék segíteni.
A következő héten fel is kerestem az irodájában és kb. 3 órás beszélgetés után és miután belenéztem a kivonatokba, főkönyvekbe, jelentésekbe, aláírtuk a megállapodást, miszerint megbíz a jelenleg működő pénzügyi csoport újjászervezésével.
Befejeztem az éppen futó projektet és két hét múlva izgatottan kezdtem a munkához.
Az első dolgom, mint mindig most is az volt, hogy találkozzam a pénzügyi vezetővel és, hogy komolyabban belenézzek a cég pénzügyeit érintő papírokba.
Ahogy a cégvezetővel történt találkozásom alkalmával - a részletesebben történő tanulmányozáskor is - megerősödött bennem, hogy a cég pénzügyeivel nincs igazán gond. A mai gazdasági helyzetnek megfelelő, nincs szükség válságkezelésre.
Nagy valószínűséggel, és a cégvezető elmondása alapján is, inkább a pénzügy munkájának hatékonyabbá tételére van szükség.
A pénzügyi vezetővel történő beszélgetés mindig a legnehezebb kezdő lépés, mivel félve és utálattal ülnek le velem. Mondván, hogy „eddig is jól meg voltunk, mit akar ez az idegen?”
Van olyan, akit 10-15 perc alatt fel lehet oldani – ők többek között a szakmájukat profi módon végzik, más akadályozó tényező áll a haladás útjába, amit képtelenek egyedül megoldani – de vannak olyanok is, akik az 1 órás beszélgetés után ugyan úgy mennek ki a tárgyalóból, mint ahogy bejöttek.
Nos, ebben az esetben szerencsém volt, mert 20 perc után már a pénzügyi csoport szakmai munkájáról nyíltan tudtunk beszélgetni. A beszélgetésből leszűrtem, hogy a cég ragaszkodik a „hagyományokhoz”, a kollegák túl vannak terhelve, nincsenek meg a megfelelő nyilvántartások, és a munkamorált senki sem próbálja javítani, inkább a hozott intézkedések csak demoralizálják azt.
Ezt követően két napra beültem a pénzügyi csoport szobájába és csak figyeltem. Figyeltem a kollegákat, a munkájukat, a munkafolyamatokat, a kommunikációt, a fegyelmet és rendet, amit feltétlenül fenn kellett volna tartaniuk.
Eléggé elkeseredtem, mert a 4 kolleganő, akik a pénzügyön dolgoztak, nem igazán kommunikáltak egymással, így az információk jelentős része elveszett, nem volt meg köztük a megszervezett munkafolyamat, az adminisztráció össze-visszaságában sokszor kerestek egy-egy iratot, ami éppen egy kivonat, egy levél, egy számla volt. A pénzügyi vezető nagyon elfoglalt volt ahhoz, hogy az operációs tevékenységet képes legyen irányítani, bár megítélésem szerint nem is igazán volt ehhez affinitása.
Nem vezettek nyilvántartást a beérkező számlákról, ezért soha sem tudták, hogy melyik számlát utalták át és melyiket nem, melyik van a könyvelésen és melyik van még náluk és hol. A vevőszámlákat, számlázó programmal készítették, így arról volt nyilvántartásuk, hogy milyen számlákat készítettek el, de arról viszont már nem volt, hogy melyiket fizette ki a partner és melyiket nem. Ez alapján érthető lett számomra a magas kintlévőség is. Kintlévőség-kezelést nem folytattak, mert nem volt milyen adatokból és nem volt, aki ezeket kezelje.
A következő napon a feladatom az volt, hogy a pénzügyes kolleganőkkel egyenként leüljek beszélgetni. Szóba kerültek sérelmek, furkálódások, ellenségeskedések, tanácstalanságok, még maga a szakmai tudás hiánya is, de minden esetben azt szűrtem le, hogy a legnagyobb probléma a káosz, amit ők maguk és a cég hagyományai teremtettek a pénzügyön.
Ezt követően a pénzügyhöz kapcsolódó csoportok, azok vezetőivel történő megismerkedést próbáltam betervezni. Hiszen fontos a pénzügy munkájának gördülékenysége és realitása miatt, hogy a logisztika, az értékesítés, a marketing, akikkel naprakészen kell, hogy dolgozzanak a pénzügyesek, mennyire hajlandó és képes együttműködni. Ez nem volt benne a vállalási megállapodásba, amit a cégvezetővel kötöttem, de e nélkül nem tudtam volna reális képet alkotni és nem tudtam volna felelősségteljesen nyilatkozni a pénzügy munkájával kapcsolatban.
A különböző egyeztetési nehézségek miatt ez 2 napot vett igénybe, de sikerült az érintett csoportok vezetőivel leülnöm.
Másfél hét vizsgálódás alapján, a második hét végére elkészítettem a dokumentációt a cég tulajdonosa számára, melyben feltártam a hibákat, úgy a munkafolyamatokkal, a programokkal, a nyilvántartásokkal, mint a HR és emberi hibákkal, szakmai értelmetlenségekkel együtt, és javaslatot tettem a helyes felépítésre, illetve egy pénzügyi csoportvezető szükségességére.
A tulajdonos arcán a dokumentáció átolvasása után megdöbbenést és elkeseredést láttam: „Ezeket én miért nem vettem észre?”
A lufiszerű növekedés, a mindennapi mókuskerék, még a legjobb szándékú cégvezetőket, vagy ügyvezetőket is kiszorítja a napi operáció, HR, vagy cégen belüli kommunikáció részvételéből. Ezért nagyon fontos, a megfelelő felsővezetői menedzsment és azok együttműködése, egy cégen belül!
De visszatérve a vállalásomra, ami kifejezetten csak a pénzügy munkájának rendbe tételére vonatkozott. A tulajdonos elfogadta a javaslataimat és neki kezdhettem az ujjászervezésnek.
Első dolgom a pénzügyi vezető megnyugtatása és a csoport összehívása volt. Tájékoztattam mindenkit a következő 3 hét programjáról és a munkáról, amit végezni fogok és kértem, hogy legyenek segítségemre, mert ez rövid- és hosszútávon is az Ő javukat is szolgálni fogja.
Figyelembe véve a saját szabályaimat, ami a rend, a fegyelmezettség és a precizitás, és figyelembe véve a szakma 4 legfontosabb szabályát hozzáláttam a munkához.
Az ezt követő 4 héten belül felállítottam egy új pénzügyi csoportot. Nyilvántartásokat, kintlévőség-kezelést vezettünk be. Meghatároztam a munkafolyamatokat, a kommunikációs rendet. Mindenki számára megszületett a munkaköri leírás. Létrehoztuk a napi, heti, havi riportokat, melyek nagyon fontos és a menedzsment számára nélkülözhetetlen adatokat tartalmaztak. Felvettünk egy pénzügyi csoportvezetőt, aki a napi operatív feladatokat irányítja. A pénzügyi vezető, végre a gazdasági menedzseléssel tölti a napjait.
A munka befejezése után büszkén nyújtottam át a tulajdonos számára a dokumentációt, melyben részletesen ismertettem az eltelt 4 hét munkáját és a változtatásokat.
Megkértem, hogy mivel már én nem leszek itt, az elkövetkező 3 hónapban, figyelje meg a cég rentabilitását, mivel a szoros likviditás létrejöttével, a kintlévőség kezelésével, a pénzforrások növekedésével, ennek komoly javulást kell mutatnia.
Javaslatot tettem mik azok a pontok, amik még a pénzügyön kívül javításra szorulnak és a lehetséges profit egy részét, mire lenne szükséges fordítani.
Azt hiszem, méltán lehetek büszke arra, hogy közel másfél hónap munka után egy cég életében pozitív változást hoztam létre. Persze azt is el kell mondanom, hogy az ott dolgozó kollegák együttműködése és a tulajdonos kemény karaktere nélkül biztosan sokkal több időt vett volna igénybe. Ezúton is köszönöm mindenkinek az együttműködést!
Juhászné Horváth Erzsébet
RND Üzletviteli Kft.
